Midtlunds skolesider innsats, læring og ansvar

PowerPoint kan være et fantastisk verktøy hvis det brukes med omtankte, og det kan være et elendig hjelpemiddel i motsatt tilfelle. I en del tilfeller er PowerPoint-presentasjonen så elendig at man like gjerne kunne klart seg uten. Med dette i tankene har jeg funnet fram noen tips lagd av profesjonelle PowerPoint-brukere.

1. Enkelt og greit
PowerPoint er ikke hovedsaken ved din presentasjon. Det du sier er viktigst! Derfor er det viktig at du ikke går deg bort i punktlister, tekst og tabeller. Ikke vis detaljerte rapporter og undersøkelser på lysark. Del heller ut rapporten til publikum, og henvis til den ved hjelp av noen korte utdrag.

Sørg for at presentasjonen har en logisk oppbygning. Prøv å lage en god historie som ramme omkring presentasjonen din. Trekk fram morsomme anekdoter, og la PowerPoint være en støtte for eksempel med passende tekst og bilder. Start gjerne med å fortelle hva du skal fortelle tilhørerne, og avslutt gjerne med å fortelle hva du har fortalt. Da kan publikum lene seg tilbake og nyte forestillingen.

Lysarkene dine bør ha mye “luft” eller mange områder uten tekst. Ikke bli fristet til å fylle ut tomme områder med en logo, unødvendige bilder eller tekstbokser som ikke bidrar til publikums forståelse.

Mindre rot = klarere budskap

2. Begrens antall punkter og ord
Tenk på at du ofte kan klare deg uten et eneste ord på et lysark. (”Ett bilde sier mer enn tusen ord.”) Noen sier at det skal maksimalt være seks ord på et lysark, andre mener at det ikke må være mer enn 5 ord i hvert punkt, 5 punkter per ark, og 5 lysark per framføring. Dette høres kanskje litt drøyt ut, men husk at PowerPoint skal være en støtte for deg - ikke motsatt. Som regel skal ikke fortelleren bli overflødig på grunn av en PowerPoint-presentasjon.

I stedet for å få med all tekst og all informasjon i en PowerPoint-presentasjon, bør du lage et eget dokument (for eksempel i Word) med all nødvendig informasjon. Dette dokumentet kan du dele ut til tilhørerne i etterkant. Da kan både du og de som hører på konsentrere seg om framføringen.

Noen ganger bare må du ha med en lang setning eller et sitat. I slike tilfeller kan det være lurt å bruke et eget lysark til dette.

Det er ikke uvanlig at PowerPoint-presentasjoner ser ut som den til venstre. Hvor ikke la den være slik som den til høyre i stedet? Hvis du vil ha mer mer info, kan dette deles ut på egne ark.

3. Ikke bruk for mye animasjon
Bruk animasjoner (punkter og lysark som kommer flaksende fra alle kanter) med nøysomhet. Det er ikke noe poeng i at alle punkter og bilder kommer flyvende inn.

4. Bruk illustrasjoner med høy kvalitet
Bruk bilder av høy kvalitet hvis du velger å bruke illustrasjoner. Det aller beste er selvsagt å ta gode bilder med ditt eget digitalkamera. Bruker du bilder fra nettet, må du sjekke opphavsrettighetene.

Bildene som følger med programvaren har som regel publikum sett mange ganger før, så de bør du unngå å bruke i for stor grad.

5. Vær nøye med bakgrunnsbildene
Publikum bryr seg fint lite om fargerike bakgrunnsbilder. Bruk enkle (gjerne ensfargede) bakgrunner, og sørg for stor kontrast ved å bruke bevisste fargevalg på tekst.

Det er ikke sikkert at lysarkene med mest mønster eller farger er de som kommer til å bli best husket i ettertid.

6. Diagrammer og tabeller
Du bør hele tiden spørre deg selv om hvor dataljert det er nødvendig å være. Ofte tar man med for mange data i en presentasjon. Alle opplysninger og nødvendige data kan du gjøre rede for både muntlig og ved hjelp av arkene du deler ut etter foredraget er ferdig. Hvis du bruker figurer, tabeller, grafer og lignende, så bør du sørge for at de virker logiske.

7. Fargevalg
Farger kan framkalle følelser, og det kan du utnytte på ulike måter. Du trenger ikke vite alt om farger, men enkel fargeteori (komplementærfarger, nabofarger osv.) kan være greit å ha i bakhånd.

Varme og kalde farger kan også være fint å ha i mente. Kalde farger (som blått) fungerer best som bakgrunnsfarger, og varme farger (som rødt) fungerer best på ting som skal framheves. Gul tekst på blå bakgrunn er derfor ikke helt uvanlig i en PowerPoint-presentasjon.

Tenk også på om det er mørkt eller lyst der du skal vise fram presentasjonen. Er det mørk kan du bruke omtrent hva som helst, men mørke bakgrunner vil fungere best. I lyse rom vil mørk tekst på lys bakgrunn være best.

8. Valg av skrift (font)
Skrifttypen har en liten, men noen ganger viktig betydning for budskapet. Bruk de samme 2-3 fontene gjennom hele presentasjonen din. Lær deg forskjellen på serif og sans serif. Stort sett er sans serif best for det meste som skal vises på skjerm, men det finnes selvsagt unntak. Uansett hvilken font du velger, må selv den som sitter aller bakerst kunne lese det du har skrevet!

9. Video og lyd
Husk at du kan legge inn video og lyd direkte i selve PowerPoint-presentasjonen din. Husk også på at det er helt greit om du ikke gjør det. Ikke legg inn noe som helst bare fordi du kan det. Sørg for at det du eventuelt legger inn har betydning for innholdet.

10. Testing, testing, testing
Gå gjennom presentasjonen mange ganger. Sjekk om noen lysark kan kuttes ut, kanskje noen ark kan deles opp, kanskje noen punkter bør fjernes, kan rekkefølgen må stokkes om. Vær nøye med rettskriving og stor forbokstav. Det er viktig at du gjøre presentasjonen så lett å lese som mulig.

Noen av de beste foredragsholderne øver gjerne fire-fem timer på framføringen. De går gjennom opplegget sitt gang på gang, kutter ut det overflødige, legger til der det trengs, trener på hvilke setninger som fungerer bra og så videre. Du trenger kanskje ikke øve i fem timer på framføringen, men kanskje halvparten så lenge?

P.S. Husk at de fleste regler om hvordan presentasjoner bør være ikke gjelder for alle uansett situasjon. Du kan se bort fra flere av tipsene, og på den måten kan du oppnå effekter du ellers ikke ville ha gjort. Det viktigste er bare at du er bevisst valgmulighetene dine.